Papierloses Büro

Willkommen im digitalen Zeitalter! Der Umstieg auf das papierlose Büro führt zu steigender Produktivität, sinkenden Kosten und kürzeren Reaktionszeiten. Begriffe wie GoBD, Verfahrensdokumentation, Ersetzendes Scannen oder Cloud sind in aller Munde und ebnen den Weg für den Sprung in eine digitale Zukunft. Wir beraten und begleiten Sie Schritt für Schritt auf diesem Weg. Voraussetzung hierfür ist die Bereitschaft, bestehende Arbeitsabläufe zu hinterfragen, bestehende Prozesse zu verändern und althergebrachte Gewohnheiten abzulegen.

Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es wichtig, dass Sie jederzeit schnell Einsicht in Ihre betriebswirtschaftlichen Daten nehmen können. Traditionelle Methoden der Steuerberatung, wie z.B. der Einsatz von Pendelordnern zum Austausch von Buchführungsdaten, setzen hier Grenzen.

Durch die elektronische Übermittlung Ihrer Daten zum und vom Steuerberater wird dies allerdings möglich. Über unsere Plattform „Unternehmen online“ erhalten Sie jederzeit einen Überblick in Ihre betriebswirtschaftlichen Daten und können tagesaktuell alle relevanten Informationen von überall her nutzen und Ihr Unternehmen zukunftsorientiert steuern.

Ersetzendes Scannen – Arbeitseinsparung, Effizienzerhöhung und Umweltschutz
Durch das Ersetzende Scannen müssen Sie als Unternehmer originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papier aufbewahren. Der Vorteil: reduzierter zeitlicher und geldlicher Aufwand durch verringerte Archivflächen und Prozesskosten.

Voraussetzung für die Einführung des Ersetzenden Scannens im Unternehmen ist eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der wir gemeinsam mit Ihnen die Arbeits- und Scanprozesse definieren und festhalten. Diese Dokumentation sorgt für erhöhte Rechtssicherheit und eine strukturierte Vorgehensweise, was die Einführung des Ersetzenden Scannens deutlich vereinfacht. Sauber dokumentierte Scanprozesse sind für Unternehmen der Schlüssel dazu, sich der Papier-Originale ihrer Belege zu entledigen und so den Aufwand einer Ablage in Aktenordnern zur sparen. Freuen Sie sich über die Vereinfachungen und den Freiheits- und Platzgewinn, der damit einhergeht.

GoBD – ordnungsgemäß und vollständig
GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".

Die Finanzverwaltung konkretisiert mit den GoBD die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten und ersetzen seit dem 1. Januar 2015 die bisher geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung). Die Verantwortung für die Einhaltung der GoBD hat der Steuerpflichtige.

Verfahrensdokumentation
Im Zuge der GoBD werden Verfahrensdokumentationen immer wichtiger. Die Verfahrensdokumentation dient als Nachweis, dass die gesetzlichen Anforderungen an Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Sie liefert Ihnen als Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen Hilfestellung, wenn buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Belege, die originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden, nach Eingang digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet werden.

Cloud
Eine weitere wichtige Rolle spielt die sogenannte Cloud. Anstatt regelmäßig Back-ups ausführen zu müssen, um Datenverluste zu vermeiden, können die Daten auf Servern bei entsprechend spezialisierten Dienstleistern gespeichert werden. Die benötigte Hard- und Software kann ganz entsprechend der eigenen Bedürfnisse gebucht oder auch abgestellt werden. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sind diese Cloud-Lösungen sehr interessant.